1. Objectifs
La présente politique a pour but d’informer le public, les clients ainsi que le personnel de la façon par laquelle 9343-8208 Québec inc. (Events.Work) (ci-après « Events.Work ») recueille, conserve, utilise, protège et divulgue les renseignements personnels.
Cette politique vise à :
- Protéger les renseignements personnels en notre possession;
- Guider le personnel sur les façons de faire de l’entreprise en regard aux traitements des renseignements personnels;
- Renseigner le public, la clientèle et les fournisseurs sur nos pratiques de traitements des renseignements personnels.
Cette politique s’applique à l’ensemble des renseignements personnels qu’Events.Work conserve, qu’ils soient numériques ou non, conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, de même qu’à toute autre loi ou tout autre règlement applicable.
2. Définitions
Renseignements personnels:
Tout renseignement concernant une personne physique et qui permet, directement ou indirectement, de l’identifier. Ces renseignements comprennent notamment, mais sans limitation le nom, l’adresse, le numéro de téléphone ou la date de naissance.
Renseignements personnels sensibles:
Les renseignements personnels de nature sensible, comme des renseignements médicaux, biométriques ou autrement intimes, le sont par le haut degré d’attente raisonnable en matière de vie privée qu’ils suscitent.
Renseignements confidentiels :
Il s’agit de renseignements que son propriétaire ou son auteur estime confidentiels : information de nature financière, commerciale ou stratégique, lesquels ne sont pas des renseignements personnels.
3. Renseignements collectés
Events.Work recueille des renseignements personnels auprès de ses clients, de ses fournisseurs et de ses employés. Cette collecte peut être effectuée par des rencontres en personne ou téléphoniques, par des échanges de courriels, par l’entremise du formulaire de contact de notre site web ou encore par la réception de dossiers de candidature.
Les renseignements personnels que nous recueillions sont les suivants :
- De la clientèle (particuliers) ; Nom et prénom, Adresse courriel, Numéro de téléphone.
- Des candidatures ; Tout renseignement contenu dans un curriculum vitae, une lettre de présentation ou un dossier de candidature
Tous les renseignements personnels recueillis sont conservés uniquement pendant la durée nécessaire à l’exécution du service ou du mandat demandé ou à la conclusion d’une transaction. Lorsqu’une personne fournit à Events.Work un renseignement personnel, elle autorise expressément sa collecte et son utilisation pour les fins qui lui ont été divulguées dans ces circonstances.
Les renseignements personnels sont utilisés pour les fins suivantes :
- Pour les renseignements de clients (particuliers) ; L’ouverture d’un dossier, La facturation, La communication avec le client, - - Pour les renseignements des candidats à un emploi ; À la communication avec le candidat, À l’ouverture de son dossier d’employé (le cas échéant).
Les seules personnes ayant accès aux renseignements personnels sous notre garde sont les responsables de projet, la direction et la comptabilité.
Events.Work conserve les renseignements personnels recueillis durant la période raisonnablement nécessaire pour accomplir ce pour quoi ils ont été recueillis ou pour satisfaire aux exigences légales. Une fois cette période terminée, ils sont par la suite détruits conformément aux exigences légales.
Les renseignements personnels d’un client (particulier) sont détruits 3 ans après la fin d’un mandat.
Les renseignements personnels d’un candidat non retenu pour un emploi sont détruits après 3 ans suivant la fin du processus d’embauche.
4. Divulgation à des tiers
Events.Work ne divulgue aucun renseignement personnel à des tiers.
Si le cas se présente, Events.Work exigera au tiers de protéger et d’utiliser uniquement les renseignements personnels conformément à la présente politique et aux fins données lors de la divulgation. Sans limiter la généralité de ce qui précède, Events.Work imposera à ces tiers des obligations contractuelles pour que les renseignements personnels divulgués bénéficient du même niveau de protection que celui garanti par la présente politique. Events.Work n’autorisera pas les tiers à utiliser les renseignements personnels à des fins de marketing.
Par ailleurs, Events.Work ne vend pas les renseignements personnels en sa possession.
5. Sécurité des renseignements personnels
Nous mettons en œuvre des mesures physiques, techniques et organisationnelles appropriées pour protéger vos données contre la destruction, la perte, la modification ou la détérioration accidentelle ou illicite de celles-ci.
Les données numériques que nous collectons sont stockées sur une application de gestion de projet infonuagique. Notre réseau informatique interne est protégé par un pare-feu, un logiciel antivirus, un système d’authentification à mots de passe complexes et renouvelés fréquemment.
Physiquement, nos dossiers sont sécurisés par des locaux verrouillés et protégés par un système d’alarme, ainsi que par des classeurs verrouillés à clé.
Par ailleurs, les employés d’Events.Work sont tenus de respecter la confidentialité des données et de respecter la présente politique ainsi que la politique interne d’utilisation des technologies de l’information. Les employés ayant accès aux renseignements personnels ont tous signé un engagement de confidentialité.
6. Transmission de renseignements personnels à l’extérieur du Québec
D’autre part, Events.Work ne transmet jamais de renseignements personnels à l’extérieur du Québec.
Si toutefois nous devions le faire, nous le ferons conformément aux lois applicables, et veillerons à ce que nos fournisseurs de services à l’extérieur du Québec fassent de même. Nous mettrons également en place des clauses contractuelles afin d’assurer la protection des renseignements personnels.
De plus, avant de communiquer vos renseignements personnels à l’extérieur du Québec, Events.Work procèdera à une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée, en tenant compte, notamment, de la sensibilité des renseignements, de la finalité de son utilisation, des mesures de protection, des lois applicables dans le pays, l’état ou la province où ce renseignement serait communiqué, particulièrement au chapitre de la protection des renseignements personnels.
La communication pourra être effectuée uniquement si l’évaluation démontre que les renseignements personnels bénéficieront d’une protection adéquate. Une entente écrite devra par ailleurs intervenir entre Events.Work et le fournisseur de services à l’extérieur du Québec.
7. Droits des personnes en rapport aux renseignements personnels
Conformément à la loi, une personne peut demander à Events.Work que ses renseignements personnels soient rectifiés, détruits ou qu’ils ne soient plus utilisés dans certaines circonstances, ou encore en obtenir une copie. Elle peut également retirer son consentement à la collecte et l’utilisation de ses renseignements personnels.
Le responsable de la protection des renseignements personnels Events.Work traitera et répondra par écrit à votre demande dans les 30 jours de la date de la réception de votre demande.
8. Utilisation des témoins (cookies)
Notre site web installe et utilise des témoins. Les témoins sont des éléments d’information conservés sur votre ordinateur qui nous permettent de le reconnaitre chaque fois que vous visitez le site web. Ces témoins ne permettent pas de recueillir des renseignements personnels à votre sujet. Les témoins que nous installons sont des témoins provenant de YouTube.
Les témoins installés permettent de tenir le compte du nombre de visionnements des vidéos intégrés à notre site web. Aussi, un second témoin YouTube est utilisé pour garder une trace des préférences des utilisateurs pour les vidéos YouTube intégrés à des sites web et sert aussi à déterminer si le visiteur du site utilise la nouvelle ou l’ancienne version de l’interface de YouTube.
9. Liens externes
Le site web peut proposer des liens vers d’autres sites et d’autres contenus. Events.Work n’est pas responsable de leur contenu et ne pourrait être tenu responsable des dommages, de quelque nature que ce soit, découlant de la navigation et de l’utilisation de ces sites.
10. Révision de la politique
Events.Work se réserve le droit de modifier la présente politique à tout moment. Nous vous informerons des changements en indiquant la date de la dernière mise à jour au début de la présente politique. Vous êtes responsables de visiter le site web d’Events.Work afin d’y vérifier les changements.
Nous vous recommandons vivement de lire la présente politique afin de bien comprendre comment vos renseignements seront utilisés. Toute modification de la présente politique s’appliquera aux renseignements personnels collectés avant la date d’entrée en vigueur de la version modifiée, ainsi qu’à ceux collectés à cette date ou ultérieurement.
11. Responsable de la protection des renseignements personnels
Le responsable de la protection des renseignements personnels d’Events.Work est chargé de l’application de la présente politique. La personne désignée à cette responsabilité est :
Paul Purcell
Président, directeur des opérations
Responsable de la protection des renseignements personnels
819 345-4363
p
12. Questions, demandes, commentaires et plaintes
Si vous souhaitez nous faire part de vos questions ou commentaires concernant la présente politique ou son application, veuillez nous écrire à l’adresse suivante :
9343-8208 Québec inc. (Events.Work) 1165, rue du Lac Maricourt (Québec) J0E 1Y1
à l’attention de la personne responsable de la protection des renseignements personnels, monsieur Paul Purcell.
Si vous souhaitez déposer une plainte, vous pouvez contacter la Commission d’accès à l’information du Québec en cliquant sur le lien suivant : https://www.cai.gouv.qc.ca/a-propos/nous-joindre. Nous vous invitons toutefois à contacter d’abord le responsable de la protection des renseignements personnels d’Events.Work.
